Un evento a regola d’arte

Hai un Evento in programma e non sai da che parte cominciare?

Oggi l’evento è il trampolino di lancio di molti brand, ecco perché deve avere successo e non essere un flop!

La location, le partecipazioni, la promozione online, i collaboratori, i social media sono tutti piccoli tasselli che serviranno per rendere il tuo evento un gran successo.

Per realizzare un evento ci si deve attenere a determinate regole. Di sicuro il buon gusto è un elemento determinante e di distinzione che contribuisce a comunicare e a trasmettere un’immagine positiva del brand.

Una volta deciso il genere di evento che si vuole portare avanti, si dovrà pensare alla location ideale: dalle aule congressuali di un hotel, ad una villa o nell’azienda del brand. La scelta della location deve essere fatta in relazione al tipo di evento che si vuole organizzare. Un centro congressi offre spazi ottimali e attrezzati, massimo confort al congressista, tecnologie all’avanguardia, servizi efficienti e costanti, ma attenzione a non sceglierlo per piccoli eventi, potrebbe essere troppo dispersivo e dare il senso di vuoto. Le grandi e belle strutture non sempre creano un’ottima location per l’evento, al contrario potrebbe penalizzarlo. Invece, il vantaggio di affittare un albergo per l’evento, è quello di avere tutti i servizi in un’unica location,e value for money vantaggiosa. Lo svantaggio però, è quello di avere spazi anonimi e poco personalizzabili.

Insomma, la location va misurata in base al tipo di evento che si vuole creare.

L’evento può essere a carattere formale o informale e in base a questo si prenderanno in considerazione le regole e i protocolli dei cerimoniali ufficiali e pubblici. Ad esempio i posti a sedere sono la questione più difficile da affrontare a seconda del tipo di evento ci sono regole da rispettare: nei congressi o convegni, nel tavolo della previdenza occorre far sedere l’ospite più importante alla destra del presidente, alla sua sinistra il secondo in ordine di importanza, e così via.

Importante e da non tralasciare è l’invito stesso all’evento. Ci sono tre tipologie di inviti: personali, impersonali e lettere . Anche la promozione dell’evento è la chiave di volta per la sua riuscita, e se non si è esperti , si consiglia di affidarsi ad un’agenzia esterna.

E il cappotto chi lo tiene? Importante, soprattutto per i grandi eventi, è avere uno spazio per il guardaroba, gli invitati non devono avere in mano la giacca o il cappotto durante tutto l’evento, soprattutto durante il rinfresco. A tal proposito si deve precisare e raccomandare che tutti i cibi e le bevande offerti durante il rinfresco siano freschi  e adatti a tutti i tipi di ospite, dal vegetariano, al vegano all’allergico. Durante il rinfresco non deve mancare la musica di sottofondo o una buona musica se si tratta di un Party.

Si concludono così i piccoli consigli per un evento di successo, senza dimenticare che per ogni evento si devono predisporre dei cartelli indicatori collocati nei punti chiave e di passaggio degli ospiti, in modo da risultare ben visibili e delle brochure con il programma dell’evento.

Buona progettazione e realizzazione del vostro evento!

Make your event stand out from the rest!